GUIDA ALL'AUTOCERTIFICAZIONE

INDICE:

COSA OCCORRE SAPERE
NORMATIVA FONDAMENTALE
A CHI SI PUÒ PRESENTARE L’AUTOCERTIFICAZIONE
CHI PUÒ UTILIZZARE L’AUTOCERTIFICAZIONE
COME SI PRESENTA
COSA SI PUÒ DICHIARARE CON L’AUTOCERTIFICAZIONE
COSA SI PUÒ DICHIARARE CON L’ATTO DI NOTORIETÀ
ESIBIZIONE DI DATI CONTENUTI IN UN DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO
CASI DI IMPEDIMENTO ALLA FIRMA
MODULISTICA

Cosa occorre sapere: 
Le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti attestati in documenti già in loro possesso, o che comunque esse stesse sono tenute a certificare.

Invece le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi sono tenuti:
ad acquisire i dati d’ufficio (su semplice indicazione da parte dell’interessato degli elementi necessari)
ovvero, ad accettare la dichiarazione sostitutiva

E’ violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà; la richiesta di certificati o di atti di notorietà; il rifiuto di accettare l’attestazione mediante esibizione.
L’interessato, in ogni caso, ha facoltà di utilizzare la dichiarazione sostitutiva e comunque, più in generale, gli strumenti di semplificazione e, pertanto, può sempre richiedere il rilascio dei certificati.
Sono responsabili penalmente i cittadini che rilasciano dichiarazioni mendaci, formano o usano atti falsi, esibiscono atti contenenti dati non più rispondenti a verità.
Inoltre, se dal controllo effettuato emerge che il contenuto della dichiarazione non è vero, il dichiarante perde i benefici eventualmente ottenuti a seguito del provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

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AUTOCERTIFICAZIONI

Normativa fondamentale:
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, D.P.R. n. 445 del 28/12/2000 e ss.mm. e ii. 
Si tratta, in particolare, della dichiarazione sostitutiva di certificazione (autocertificazione), della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà e dell’istanza, dell’autentica di copie, dei dati contenuti in un documento di riconoscimento.

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A chi si può presentare l’autocertificazione:
alla Pubblica Amministrazione (P.A.)
ai gestori di pubblici servizi
anche ai privati, che però vi consentono
non si applicano per la materia elettorale, o per gli uffici giudiziari

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Chi può utilizzare l’autocertificazione:
il cittadino italiano
il cittadino dell’Unione europea 
il cittadino di Stato non appartenente all’Unione europea regolarmente soggiornante in Italia, limitatamente:
    agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili dalle P.A. italiane;
     se certificabili o attestabili da soggetti stranieri, occorre una convenzione tra l’Italia e il paese di provenienza
    sono fatte salve, in ogni caso, le speciali disposizioni in materia di immigrazione e condizione dello straniero

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Come si presenta:
1) autocertificazione: 
è sufficiente la semplice sottoscrizione
senza autentica della firma (ed anche non in presenza del dipendente addetto)
senza allegare la fotocopia del documento d’identità 
mediante facoltà di utilizzo dei moduli predisposti dalla P.A.; in ogni caso è da ritenere essenziale, quanto meno, il richiamo alle sanzioni penali

Se l’autocertificazione è collegata, come di regola, ad un’istanza (o ad un atto di notorietà), si veda più sotto.

I certificati medici, sanitari di conformità CE, di marchi o brevetti ecc., non possono essere sostituti da altro documento e, pertanto, non è ammessa l’autocertificazione.

2) per l’atto di notorietà o per l’istanza è necessario:
la sottoscrizione in presenza del dipendente addetto
oppure, la sottoscrizione e presentazione, unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore, personalmente o a mezzo posta, via fax, o anche tramite un incaricato
l’autentica della sottoscrizione è necessaria, invece, se l’istanza o l’atto di notorietà è presentata a soggetti privati, ovvero ad una P.A. o ai gestori di pubblici servizi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici (art. 21 D.P.R. 445/2000)
il pubblico dipendente può autenticare anche la sottoscrizione di atto da produrre ai privati

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Cosa si può dichiarare con:
a) Autocertificazione
stati, qualità personali e fatti certificabili come da elenco dell’art. 46 del D.P.R. 445/2000 – (vedi il modulo 1)

b) Atto di notorietà
stati, qualità personali o fatti che sono a diretta conoscenza dell’interessato
anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti, di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, resa nell’interesse proprio del dichiarante (si veda tuttavia anche più sotto “CASI DI IMPEDIMENTO”) 
stati, qualità personali e fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 del D.P.R. 445/2000, e quindi anche certificati, della P.A. o dei gestori di pubblici servizi, diversi da quelli oggetto di autocertificazione
dell’atto di notorietà di conformità della copia all’originale

Copie:
L’atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto è conforme all’originale. Deve trattarsi della copia 
di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una P.A.
di una pubblicazione
di titoli di studio o di servizio
dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati
L’autenticazione della copia, invece, è necessaria per gli atti di origine privata, a meno che essi non rientrino nei casi di cui sopra.

Le modalità dell’atto di notorietà di conformità all’originale di copia sono quelle solite viste sopra (sottoscrizione in presenza del dipendente addetto, oppure sottoscrizione e presentazione, anche via fax, unitamente a fotocopia non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore, ecc.)
La dichiarazione sostitutiva di conformità all’originale di copia può essere apposta anche in calce alla stessa copia (senza necessità di utilizzare un separato modulo). 

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Esibizione di dati contenuti in un documento di riconoscimento:
Sono comprovati mediante semplice esibizione i dati (anagrafici) attestati in un documento di riconoscimento in corso di validità; essi, pertanto, non sono oggetto di autocertificazione.
È fatto divieto alla PA di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito (salvo verifica nel corso del procedimento).
La registrazione dei dati avviene mediante l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento.
L’esibizione può utilizzarsi anche per comprovare i dati contenuti in un documento di riconoscimento non in corso di validità purché l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati non sono variati.

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CASI DI IMPEDIMENTO ALLA FIRMA

La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale, previo accertamento dell’identità del dichiarante e con la sola menzione che sussiste un impedimento a sottoscrivere (non della causa dell'impedimento).
Il parente prossimo (il coniuge o, in sua assenza, i figli o, in mancanza, altro parente fino al 3° grado) può rendere la dichiarazione nell’interesse di chi si trova in una situazione di impedimento temporaneo per ragioni di salute (eccezione alla regola delle dichiarazioni rese nell’interesse proprio del dichiarante).
La dichiarazione, che deve indicare l’esistenza di un impedimento, deve sempre essere resa al pubblico ufficiale, e non può essere inviata.
Si ricordi, in ogni caso, che la dichiarazione presentata ad una P.A. o ai gestori di pubblici servizi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, richiede l’autentica della sottoscrizione dell’interessato (come visto sopra, art. 21 D.P.R. 445/2000).

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pagina a cura del dott. Gabriele Rubino
responsabile del Servizio Autonomo di 
Segreteria Generale e del Consiglio Comunale
In collaborazione con l’Urp